電子帳簿保存法で対応しなければならないのは、電子取引データだけです。

従来は、総勘定元帳など帳簿書類も電子帳簿保存の対象でしたが、希望者だけが対応することに変更になりました。

また、請求書、領収書などをスキャン保存することも、希望者のみなので対応する必要はありません。

ネットショップなどで何かを購入する際やペーパーレスな取引先から届く見積書や請求書は全て電子取引データとなります。

この電子取引データを、一定のルールに従って保存する必要があります。

今まで紙でやりとりしている納品書や請求書は、これからも紙でやりとりして保存しても大丈夫です。

保存ルールは、この3つです。

〇パソコンに保存する際に、改ざん防止処置を導入すること

〇保存したデータを検索できる状態にすること

〇税務署の調査があった際に、ディスプレイとプリンターを準備すること

大きな会社と違って、タイムスタンプなど改ざん防止処置システムにお金を払って導入することは、難しいと思います。

利用している会計ソフトに、訂正・削除履歴が残るシステムがあれば、その機能を活用すればいいのですが、そのようなソフトが無い場合は、改ざん防止事務処理規定を作成して運用することになります。

アナログですが、〇月〇日 訂正した と記録簿があれば良いのです。

改ざん防止事務処理規定は、国税庁ＨＰで公表されています

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

次に、保存したデータを検索できるですが、

具体的には、日付・金額・取引先 でデータ検索できる必要があります。

（実際は、高度に検索することが求められます）

ところが、保存したデータをエクセルの一覧表で検索できればいいので、さほど難しくないと思います。

エクセルで索引簿をつける方法は国税庁がサンプルを公表しています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

ただ、この「データ検索」については、緩和するルールがあります。

①２年前（２期前）の売上げが５０００万円以下である場合

または

②プリントアウトした書面が取引先＆取引年月日等に整理している

この要件に該当すれば、電子取引データに取引先、日付、金額を含めた名前ををつけて電子保存する必要はないのです。

プリントアウトした書面で保存してもいいことになります。

某ＣＭの内容だと、あたかも紙の保存はＮＧみたいな感じですが、緩和要件に該当すれば、紙での保存もＯＫということになります。

Amazonや楽天で何か購入した場合、納品書や請求書を後からダウンロードできるので、自社のパソコンに保存しない…という方がいました。

税務署の調査があった際に、ディスプレイとプリンターがあれば改ざん防止も検索機能もネットショップ側で対応しているので問題ないことになります。

ところが、赤字企業の場合は10年も電子取引データを保存する必要があるので、万が一、そのショップが閉店（撤退）していたりすると、電子取引データを取り寄せることができなくなります。

その理由で、ネットショップ側で電子取引データを保存することは避けた方がいいかと思います。

１．パソコンに電子取引データを保存するフォルダを準備しておく

（クラウドで保存することを推奨します）

保存するデータに、可能な限り取引先、日付、金額を含めた名前をつける

２．改ざん防止処置にお金をかけない場合は、改ざん防止事務処理規定を作成して運用する

３．データを検索の緩和ルールを適用する場合は印刷した書面を取引先＆取引年月日等に整理してファイルする

しばらくは緩和措置でいくと思いますのでお金をかけずに準備しましょう。

笑顔創造研究所は、みなさまの笑顔を応援しています。