繰り返し説明しなければならない作業や言葉で説明が難しい手順などについては動画でその内容を撮っておいて、自由に動画を参照する方式に変更しみませんか？

文字のマニュアルからの脱却です。

「覚えたことが、思い出せない…」

「教えたことを、覚えてくれない…」

と悩むことが少なくなります。

動画は、スマホで撮ることができますし、クラウドサービスを活用すれば、YOUTUBEの様に動画で自由に復習することが可能となります。新しい人材が思った様に育たない事業所や、特定の誰かに業務が偏っている場合などは動画マニュアルが改善の糸口となりそうです。

生産性をあげるために、少し前まで社内での会話を禁止して、すべてメールでやり取りする方式を導入するの企業が注目されていました。

もっと進んだ会社は、社外からの電話もやめて、すべてメールのみで対応する方式に移行していました。

（※ EC studioがその方式を実践してました）

しかし、メールの場合は案件名などで「検索」をかけないと、履歴が遡れないのが難点です。

その点、チャットを活用すれば、履歴がすぐに把握できるので非常に便利です。

チャットが分からない方は、グループラインをイメージして頂ければと思います。

案件やテーマごとに別々にチャットを行っていけば、情報共有だけでなく、進捗もスムーズに分かるようになります。

◯◯はどうなった？

◇◇の状況を報告してください 

と、チャットを活用するほうが、イライラして報告待っているよりも、ストレスが減ります。

最初のうちは、社内や拠点間の電話を廃止し、隣同士でも会話を禁止すると、やり過ぎたと社内から抵抗されるかもしれません。しかしチャットを活用すれば、ムダな会議も削減できるので、導入するメリットは大きいと思います。

グループウェアとは、スケジュールやタスク、アドレス帳やファイルなどを共有し、社内を活性化するためのソフトです。有名なのが、サイボウズやdesknet's などです。

有料ソフトをいきなり導入しても、使いこなすまでに至らない場合が多いものです。

（現在の業務のやり方を変えられないから…）

もし、スケジュール共有を重視する場合、Googleカレンダーを活用すればいい訳ですし、メールをスマホでもチェックしたい場合は、Gmailを活用することになります。

本当に生産性向上に着手するならば、既存の業務のやり方を全面的に変革しなければ、効果を発揮しません。

変革には大きな労力が掛りますし、すぐに前のやり方に戻そうとする勢力が出てきます。

ならば、Googleツールを使って徐々に生産性向上ツールに慣れていくことが得策と言えそうです。

気付けば、新しい便利なツールがどんどん登場してきています。

少しずつでも新しいものを取り入れて、環境変化に対応していきたいですね。

笑顔創造研究所は、みなさまの笑顔を応援しています。